E-Mail-Marketing – der richtige Start

E-Mail-Marketing ist ein wichtiger Bestandteil jeder Marketing-Strategie. Durch E-Mail-Marketing kannst du mit deinen Kundinnen und Kunden sowie Interessierten in direkten Kontakt treten, um über Produkt- und Firmen-Neuheiten zu informieren oder auch spontan auf aktuelle Ereignisse zu reagieren. Personalisierte Newsletter helfen dabei, eine persönliche Beziehung mit deinen Leserinnen und Lesern aufzubauen und diese an unsere Organisation zu binden. Gegenüber traditionellen Werbemitteln bietet E-Mail-Marketing mehr Flexibilität und Messbarkeit der Ergebnisse.

In diesem Beitrag möchten wir dir dabei helfen, dich der Vorbereitung für deine zukünftige E-Mail-Kampagne zu widmen. Finde das richtige Tool für deine zukünftigen Newsletter, informiere dich über die rechtlichen Gegebenheiten und schaffe ein Publikum, um deine Zielgruppe zukünftig zu erreichen.

Finde das passende Newsletter-Tool

Mit dem passenden Newsletter-Tool kannst du ohne Programmierkenntnisse selbst Newsletter erstellen und verwalten. Da es unzählige kostenpflichtige, aber auch kostenlose Anbieter:innen für E-Mail-Marketing-Tools gibt, lohnt es sich, genügend Zeit in die Recherche zu stecken.

Stell dir bei der Auswahl des passenden Newsletter-Tools zuerst eine grundlegende Frage: Hast du das Know-how und die internen Ressourcen, um Newsletter selbst zu erstellen und laufend zu verwalten, oder möchtest du diesen Bereich völlig an eine:n externe:n Anbieter:in übergeben?

Bei World4You haben wir uns dazu entschieden, mit Hilfe eines externen, kostenpflichtigen Newsletter-Tools zu arbeiten. Die Erstellung und Betreuung der Newsletter übernehmen wir aber selbst. Dazu haben wir zuerst unsere Anforderungen an ein mögliches Newsletter-Tool genau definiert und folgende Punkte festgelegt.

• Auswertungsmöglichkeiten von Bounce-Rate, Öffnungs- und Klickrate sowie Abmeldungen
• eine grafische Oberfläche mit einem sogenannten WYSIWYG-Editor (What You See Is What You Get) bei der auch Vorlagen erstellt werden können
• Möglichkeit zum A/B-Testing
• Segmentierung von Listen
• Testversand-Möglichkeit
• Erfüllung der rechtlichen Grundlagen wie Double-Optin-In-Verfahren, Abmelde-Links und DSGVO-Konformität
• Responsiveness der Designs und Vorlagen, um eine korrekte Darstellung auf Smartphone und Tablet zu gewährleisten
• Versandplan-Funktion, mit der Newsletter getimed werden können und somit der Versand schon vorzeitig festgelegt werden kann
• ein kostenpflichtiges Abo-Modell, welches für eine monatliche Gebühr alle unsere Anforderungen erfüllt, das E-Mail-Hosting übernimmt und keine Fremd-Werbung in unseren Newsletter anzeigt
  (es gibt auch völlig kostenlose Anbieter auf Open-Source-Basis, die aber oft Fremd-Werbung oder andere Nachteile mit sich bringen)

Abhängig vom konkreten Inhalt deines Newsletters können noch zusätzliche Informationen notwendig sein.

Sobald du eine:n Anbieter:in gefunden hast, die oder der deinen Anforderungen entspricht, lohnt es sich, einen meist kostenlosen Test-Account einzurichten und das Newsletter-Tool genau durchzutesten. Teste das Tool mit einem echten Beispiel und prüfe, ob alle deine zuvor festgelegten Punkte von dem Tool erfüllt werden und ob du dich bei diesem Anbietenden wohlfühlst.

Rechtskonforme Newsletter erstellen

Die folgenden Informationen haben wir im Juli 2021 zusammengetragen und diese könnten sich in der Zwischenzeit geändert haben. Die rechtliche Korrektheit können wir grundsätzlich nicht garantieren. Bitte informiere dich daher selbständig bei den entsprechenden Stellen, zum Beispiel bei der Wirtschaftskammer Österreich, über die aktuelle Situation.

Durch die Datenschutzgrundverordnung, die DSGVO, gibt es beim Erstellen von Newslettern einige rechtliche Punkte zu beachten. Speziell der Umgang mit den Daten der Kundinnen und Kunden ist hier kritisch, aber auch bei der Gestaltung des Newsletters gibt es Inhalte, die du unbedingt einbauen solltest. Bevor du also mit der Erstellung von E-Mails loslegst, werfe einen genauen Blick auf die rechtliche Situation.

In Österreich gilt weiters, dass Direktwerbung als solche zu kennzeichnen ist. Mach es in deiner Betreffzeile also deutlich, dass es sich dabei um Werbung handelt.

In jedem Newsletter muss außerdem ein Abmelde-Link vorhanden und ersichtlich sein. Ein Hinweis auf die Möglichkeit zur Löschung der persönlichen Daten ist zwar noch kein gesetzliches Muss, aber doch erwünscht. Wenn eine Kundin oder ein Kunde auf diese Löschung besteht, müssen alle Daten komplett aus dem System entfernt werden.

Das richtige Erheben und Verwalten von Daten

Die Daten von Kundinnen sowie Kunden und wie diese generiert bzw. verwaltet werden, sind streng laut DSGVO festgelegt. Üblicherweise werden diese Daten, aus denen später deine Liste an Empfängerinnen und Empfängern entstehen, über ein digitales oder auch analoges Anmeldeformular gesammelt. Interessierte müssen dem Erhalt von Newslettern selbst aktiv zustimmen – nutze dabei keine vorausgefüllten Check-Boxen. Dieser Vorgang des aktiven Zustimmens deiner Kundinnen und Kunden nennt sich Opt-in und ist rechtlich eine Einwilligungserklärung und notwendig.

Beim weniger häufig verwendeten Double-Opt-in-Verfahren wird nach dem Opt-in eine automatische E-Mail an die Leser:innen geschickt, in welcher sie nochmals bestätigen, dass sie mit dem Erhalt von Newslettern einverstanden sind. Das Double-Opt-in ist also eine Bestätigung der zuvor erteilten Einwilligungserklärung. Dieses Verfahren ist in Deutschland und der Schweiz gesetzlich verpflichtend.

Beim Opt-out-Verfahren hingegen können E-Mail-Adressen einfach beschickt werden, ohne zuvor aktiv dem Erhalt von Newslettern zugestimmt zu haben. Die Leser:innen müssen dem Erhalt von Newslettern aktiv über einen Abmelde-Link widersprechen, falls sie diese nicht wollen. Das Opt-out-Verfahren wird in Europa noch viel genutzt, jedoch geht der Trend stark in Richtung Opt-in oder sogar Double-Opt-in.

Schaff dir ein Publikum

Die Liste an Empfängerinnen und Empfängern ist die Basis für deinen Newsletter. Dabei ist es wichtig, diese durch natürliches Wachstum zu erweitern. Zugekaufte Adressen sind zwar verlockend, aber oft fehlerhaft, veraltet, moralisch diskussionswürdig und vor allem oft nicht zielgerichtet. Du bezahlst für Empfänger:innen, die sich wahrscheinlich gar nicht für dein Produkt oder deine Branche interessieren, und deine Newsletter landen im Spamfilter. Auch hier sind die rechtlichen Grundlagen zu beachten, denn in vielen EU-Ländern sind gekaufte Empfänger:innen nicht erlaubt.

Viel erfolgreicher bist du damit, deine Empfänger:innen selbst zu generieren und auch direkt verschiedene Zielgruppen zu erstellen. Eine der größten Stärken des Newsletters ist die Segmentierung. Dabei werden deine Empfänger:innen verschiedenen Listen, sogenannten Segmenten, zugeordnet. Damit erstellst du personalisierte Newsletter, die deine Kundinnen und Kunden direkt ansprechen und ihr Interesse wecken.

Verbau dazu ein Newsletter-Anmeldeformular auf deiner Website. Einige Newsletter-Tools bieten hier schon ein vorgefertigtes Formular, das angepasst und über HTML-Code auf deiner Website eingebunden werden kann. Folgende Punkte abzufragen, könnte interessant für dich sein:

• Adresse für lokale Sales
• an welchen Produktgruppen besteht Interesse
• Versandfrequenz z.B. wöchentlich, monatlich, nur während Sales
• Geschlechtsidentität, falls sie geschlechterspezifische Produkte/Dienstleistungen anbieten wollen

Durch gezieltes Anpassen deiner E-Mails kannst du die Zufriedenheit deiner Leser:innen erhöhen und mit einer besseren Conversionrate rechnen. Interessierte erhalten durch die Segmentierung nur die Newsletter, die sie selbst ausgewählt haben.

Nach der Evaluation der oben genannten Informationen kannst du jetzt mit dem Erstellen von Listen in dem von dir gewählten Newsletter-Tool beginnen. Das kann bei vielen Anbietenden direkt im Newsletter-Tool gemacht werden oder über eine Excel-Datei, die dann später in deinem Newsletter-Tool hochgeladen wird. Achte darauf, deine Kontaktlisten immer sauber und aktuell zu halten. Manche Anbieter von Newsletter-Tools verrechnen ihre Kosten pro Empfänger:in – inaktive oder falsche E-Mail-Adressen sind da unvorteilhaft.

Los geht’s!

Du hast dich jetzt intensiv mit deiner E-Mail-Marketing-Strategie befasst. Das passende Newsletter-Tool steht bereit und du weißt über die rechtlichen Grundlagen Bescheid. Idealerweise hast du bereits Empfänger:innen generiert und diese in deinem Newsletter-Tool hinterlegt und in Segmente unterteilt. Deine Vorbereitungen sind abgeschlossen.

Nun kannst du mit dem Erstellen und Senden deiner Newsletter-Kampagnen beginnen. In unserem nächsten Artikel zu E-Mail-Marketing wollen wir dir zur Gestaltung und den Inhalten deiner E-Mail einige Tipps und Tricks zeigen.