Content schreiben und Projekte organisieren: world4you-Blog-Autor Sascha stellt sich vor

Blog-Autor Sascha

Heute bin ich dran: Mein Name ist Sascha und ich erstelle seit 2016 jede Menge Content für world4you – von der Willkommens-Email bis zum FAQ-Artikel hast du daher wohl schon von mir gelesen, ohne es zu wissen. Natürlich habe ich durch die vielen verschiedenen Aufgaben den ein oder anderen Brocken Branchenwissen gesammelt.

Ich möchte dir heute einen Einblick in deinen Tagesablauf geben, eine kleine Liste an Geboten zeigen, die ich immer dann beachte, wenn wir Projekte organisieren – egal ob beruflich oder privat. Außerdem will ich dir eine meiner Lieblingsdomains präsentieren!

Von früh bis nicht ganz so spät

Als Oberösterreicher bin ich es gewohnt, besonders früh mit der Arbeit beginnen zu können. Mich freut es natürlich, dass das bei world4you so gut geht: Dank Gleitzeit-Modell starte ich häufig um 7 und bin dafür schon um 16 Uhr fertig.

Egal, ob im Büro oder im Home-Office – mein Tag startet mit dem Checken meiner E-Mails. Was mir dabei wichtig ist: Die Mailbox muss leer sein. Das geht natürlich nur, wenn man seine E-Mails rasch abarbeitet. Das bedeutet für mich, dass ich mich nicht sofort in die Aufgabe werfe, sondern mir diese Tasks in eine Liste lege, die ich auf den Tag oder die Woche verteile. So vermeide ich, dass ich Dinge beantworte oder mache, die sich vielleicht ohnehin schon erledigt haben.

Mit meiner Tagesliste gehe ich in meinen Arbeitstag und versuche, diese so gut wie möglich abzuarbeiten. Das ist in meiner Position besonders wichtig, da meine Tätigkeiten oft sehr unterschiedlich und kleinteilig sind. Und Zeit zum Reindenken braucht man immer. Natürlich kann es sein, dass im Verlauf des Tages noch etwas dazukommt, das spontan, aber dringend ist. Aus diesem Grund verplane ich mein Arbeitspensum selten zu 100% und halte mir für ruhige Tage einen optionalen “Wenn sonst nichts ist”-Task auf der Liste. Wenn ich am Ende des Tages noch Zeit dafür habe, super – wenn nicht, ist es nicht so schlimm. Wichtig ist, dass ich diese Aufgabe erst dann erledige, wenn alles andere geschafft ist.

Die Tasks, von denen ich hier rede, können unterschiedlicher nicht sein und reichen vom Verfassen einzelner Texte bis hin zur Ausarbeitung unserer Contentstrategie auf der Website und den zahlreichen anderen Plattformen, auf denen wir mit unseren Kundinnen und Kunden kommunizieren oder Wissen bereitstellen. Dabei wird man früher oder später zu einem Generalisten, der das Branchen- mit Firmenwissen verknüpft. Hilfreich ist, dass ich aufgrund meiner Nebentätigkeit als Illustrator auch das ein oder andere Feedback zu grafischen Arbeiten geben und die Dauer solcher Prozesse einschätzen kann.

Für das “Aufräumen” der Inbox habe ich am Tag mehrere Zeitpunkte – am Ende des Tages ist es mir allerdings besonders wichtig, einen guten Abschluss zu finden. Daher ist das Hauptziel meiner letzten Viertelstunde immer die Beantwortung aller E-Mails und die Verarbeitung und Planung der Tasks, die sich daraus ergeben. Meine entspanntesten Feierabende habe ich, wenn ich mir für diese Arbeit noch wirklich etwas Zeit nehmen kann.

Meine Tipps für gut organisierte Projekte

Wer gut organisiert ist, muss weniger arbeiten. Als jemand, der sich nicht immer alles merkt, ist man auf eine gute Organisation angewiesen, die einem an stressigen Tagen das Denken abnimmt. Als begeisterter Organisator plane ich alles: Vom mehrköpfigen Großprojekt im Unternehmen über das Firmen-Tippspiel zur Fußball-EM bis zum persönlichen Putzplan und meine Aufgaben, die ich als selbständiger Illustrator abseits meiner Tätigkeit bei world4you zu erledigen habe.

Dabei ist mein Vorgehen immer überraschend ähnlich, denn außerhalb der Projekt- und Ressourcenplanung haben meine erfolgreichen Projekte immer folgende Merkmale, die ich anhand eines Beispiels erkläre.

Planung dauert, aber sie wirkt

Stell dir vor, du planst mit Freunden ein Picknick am See. Du machst das oft und gerne und hast deine Vorstellung davon. Nach der ersten Terminfindung gehst du sofort los und kaufst Getränke und Grillgut und machst eine Reservierung bei der nahegelegenen Bar. Starker Einsatz, du fühlst dich produktiv, weil du gleich die ersten Tasks erledigt hast.

Dabei kann es aber auch passieren, dass du am Projektziel vorbeiarbeitest: Im Beispiel kann es sein, dass an diesem See das Grillen verboten ist. Nun stellt sich erst die Frage, ob du einen anderen See wählst oder grillen überhaupt so wichtig ist. Außerdem kommst du mittendrin darauf, dass die Hälfte deiner Freunde vom Vormittag ausgeht, die anderen sich den Abend frei halten und eine Person gleich von einer ganz anderen Woche ausgegangen ist. Was folgt, sind panische Versuche, einen neuen Ort oder eine andere Zeit vorzuschlagen. Niemand kennt sich mehr aus, alle sind frustriert und dann findet das Treffen vielleicht gar nicht statt.

Auch bei beruflichen Projekten können sich Anforderungen oft vor dem offiziellen Start noch ändern. In unseren Abteilungsprojekten arbeiten wir mit kurzen Kick-Off- und Planungs-Meetings, in denen wir genau festhalten, was eigentlich unser Projektziel ist.

Breche die Aufgaben herunter

In den meisten Freundeskreisen teilt man sich die Planung auf. Es macht Sinn, dass wir uns absprechen, ob eine Person sich um Getränke kümmert oder jede:r für sich etwas mitnimmt. Vom Volleyball bis zur Mitfahrgelegenheit ist es gut, eine kurze mentale Liste an Anforderungen zu machen und auf einzelne Personen herunterzubrechen. So bleibt genug Platz im Auto und niemand muss warmes Bier trinken.

Bei größeren Projekten im Beruf lohnt es sich ebenso, Aufgaben herunterzubrechen – vor allem dann, wenn die Aufgabe sehr unübersichtlich ist oder mehrere Menschen beteiligt sind. Es ist in unserem Beispiel deutlich einfacher, für kalte Getränke zu sorgen, als wenn sich jede:r um den gesamten Tag Gedanken machen muss.

Tools sind wichtig, aber nicht alles

Ich finde To-Do-Apps großartig – aber nicht jede:r organisiert sich so. Es bringt also manchmal nichts, für einen Samstag am See sofort ein gemeinsames Kanban-Board zu erstellen. Das bedeutet allerdings nicht, dass nicht eine Person eine kleine Liste führen und dessen Status regelmäßig mit dir teilen kann.

Bei beruflichen Projekten ist das meist ein wenig anders: Zwar verwenden unterschiedliche Abteilungen oft andere Werkzeuge, allerdings kann man hier schon argumentieren, dass man für gemeinsame Projekte auch gemeinsame Tools verwendet. Wichtig ist dabei, dass vor allem kleine Aufgaben auch irgendwie digital festgehalten sind, sodass im Krankheits- oder Urlaubsfall auch andere Personen über den Status Bescheid wissen oder die Aufgabe sogar kurzfristig übernehmen können.

Mach dir vernünftige Meeting-Notizen

Bei einer Picknickplanung sind Meeting-Notizen natürlich zu viel. Allerdings hast du mit deinem Chatlog in der Regel ja bereits alles festgehalten. Wenn ihr eine sehr redselige Gruppe seid, könnt ihr für das Picknick am See ja einen eigenen Gruppenchat erstellen.

Bei beruflichen Projekten lohnen sich Meeting-Notizen fast immer: Niemand merkt sich genau, was der Kollege vor 2 Wochen behauptet hat. Daher schreib es besser nieder und schicke es im Anschluss an alle.

Außerdem ist es wichtig, dass es immer ein Meeting-Ziel gibt und im Anschluss jede:r genau weiß, was zu tun ist. Was mich gleich zum nächsten Punkt bringt.

Frag nie ein ganzes Team

“Wir sollten auch noch Getränke und eine Decke organisieren” ist gleich auf zwei Ebenen unpraktisch: Einerseits fühlt sich niemand angesprochen. Andererseits ist der Konjunktiv – wir verwenden den besonders in Österreich sehr gerne – kein wirklicher Handlungsaufruf. Dann passiert, was passieren muss: ihr habt vier Musikboxen und jede Menge Getränke, aber keine Gläser oder Sitzdecken.

Besser ist also, direkt zu fragen: “Wer hat eine große Decke zum Sitzen?” oder “Karl, du hast eine Kühlbox. Kannst du kalte Getränke organisieren?”

Das gilt auch bei Projekten: Es kann verlockend sein, eine Frage oder einen Arbeitsauftrag an möglichst viele Leute zu richten. Es kann dadurch aber sein, dass sich von den Kolleginnen und Kollegen niemand so recht angesprochen fühlt und womöglich gar niemand etwas macht.

Der beste Plan bringt nichts, wenn keine:r weiß, was zu tun ist. Versuch daher immer, in deinen Anfragen sehr konkret zu werden:

  1. Schreib einer Person – im besten Fall die verantwortliche Person oder den Vorgesetzten.
  2. Wenn du mehrere Personen anschreibst, formuliere deine Frage so, dass sich jemand verbindlich melden muss: “Wer von euch kann mir hier helfen?” ist sinnvoller als “Da würden wir dann noch Hilfe brauchen”.
  3. Kläre, bei wem der Ball gerade liegt und von wem gerade der nächste Schritt erwartet wird.

Weißt du, was du willst?

Ein Tag am See kann ganz unterschiedlich aussehen: Trinkrunden, Grillen, Standup-Paddeln, Fußballspielen und Beachbar am Abend. Während sich das bei einem Tag am See alles spontan machen lässt, kann es schon sein, dass sich einer deiner Freunde nur auf Baden eingestellt hat und gar keine andere Kleidung für den Abend in der schönen Beachbar dabei hat. Die Freundin erwartet, schon um 7 wieder zu Hause zu sein, um mit den Eltern essen zu gehen, kommt aber nicht mit dem Auto. Es schadet also nicht, ein, zwei Sätze zum Tagesprogramm zu verlieren.

Das alles ist zwar beim Picknick am See nicht so schlimm, in Projekten kann es aber immer wieder zu Verwirrung führen. Wenn ich eine Anfrage stelle, beantworte ich daher gerne folgende Fragen:

  1. Was ist mein Problem?
  2. Was genau brauche ich von der anderen Person? Habe ich eine ganz konkrete Wunschlösung im Kopf oder nur ein grobe Vorstellung?
  3. Wie schnell muss es gehen?
  4. Was ist, wenn es nicht passiert?

Ich verwende diese Fragen häufig sogar direkt in der E-Mail als Überschrift. Nichts ist schlimmer als eine E-Mail, die ein Problem schildert, aber nicht klarmacht, was bis wann erledigt sein soll. Brauchst du nur eine Idee, oder sollst du dir selbst etwas einfallen lassen? Geht das auch nächste Woche oder soll es heute sein? Sind Kundinnen oder Kunden betroffen? All diese Fragen sollten bereits im initialen Auftrag geklärt sein, um komplizierte E-Mail-Ketten zu vermeiden. Wenn es nicht in eine E-Mail passt, macht ein Kick-Off-Meeting – und haltet die Ergebnisse natürlich fest. 😉

Sei kurzfristig ersetzbar

Würdest du das Picknick am See absagen müssen, wenn du als Initiator:in kurzfristig krank wirst? So seltsam das klingt: Es passiert durchaus oft, dass mit dem Ausfall der Organisator:in gleich alles abgesagt wird. Auch in Berufen kommt es immer wieder vor, dass mit dem Ausfall einer Person der gesamte Prozess steht.

In vielen Unternehmen gibt es sehr viele Kopfmonopole oder Inseln – einzelne Personen sind hierbei die einzigen, die ein spezifisches Wissen haben. Wenn die Person ausfällt oder sogar geht, ist dann auch das Wissen weg. Sehr viele Mitarbeiter:innen wissen das auch und schätzen diese Position – immerhin schützt sie vermeintlich davor, den Job zu verlieren.

Gleichzeitig begeben sich diese Mitarbeiter:innen allerdings in Gefahr, niemals in den Urlaub gehen oder krank sein zu können. Während es schön ist, im Unternehmen gebraucht zu werden, kann das daher auch ein ungesunder Zugang sein. Vielleicht kennst du das: Du wirst im Urlaub für eine “kleine Frage” (die gibt es fast nicht) angerufen und schon bist du wieder mit dem Kopf in der Arbeit. Oder du kommst zurück und stellst fest, dass manche Projekte bei dir stehengeblieben sind oder gar nichts gemacht wurde.

Mach dich daher kurzfristig ersetzbar. Wichtig ist, dass du deine “Ersetzbarkeit” so planst, dass du auch mal 2-3 Wochen nicht erreichbar sein musst. Das muss nicht heißen, dass man jederzeit austauschbar ist. Im Gegenteil, du machst dich dadurch zum zentralen Bindeglied. Hier einige Best Practices:

  1. Bestimme für jedes Projekt entsprechende Stellvertreter:innen.
  2. Halte diese Personen am Laufenden und gib ihnen alle notwendigen Berechtigungen, um ein Projekt ganz normal weiterführen zu können. Ziel ist es, dass diese Person die Arbeit fast gleichwertig erledigen kann wie du.
  3. Wenn du in den Urlaub gehst, plane genügend Zeit ein, um die Kolleginnen und Kollegen entsprechend über aktuelle und kommende Vorgänge zu informieren.

Meine Vorliebe für interessante Domains 

Meine erste Lieblingsdomain ist der absolute Standard: die .com-Domain. Sie steht für alles, was den Reiz am Internet für mich ausmacht, nämlich gute Kommunikation und ein gelebtes Zusammenrücken in der Welt – auch wenn das nicht immer reibungslos verläuft.

Eine für mich ganz besonders interessante Domain ist allerdings die .pn-Domain. Die Domain ist die Top-Level-Domain der Pitcairn-Inseln – eine isolierte Inselgruppe im südöstlichen Pazifik mit nur wenigen Dutzenden Einwohnern und Einwohnerinnen. Diese Einwohnenden sprechen Englisch und Pitkern und sind vorwiegend Nachfahren der Meuterer der Bounty und ihrer polynesischen Frauen. Seit Jahren versuchen Millionäre, eine oder mehrere Inseln zu erwerben, um diese touristisch zu nutzen oder Mikrostaaten gründen zu können – bislang erfolglos.

Des Weiteren erfreute sich .pn auch im Zuge der Promotion der Filmserie „Die Tribute von Panem“ (original: Hunger Games) überraschender Beliebtheit. Da diese Filme im fiktiven Staat Panem spielen, wurde .pn kurzerhand “zweckentfremdet”.

Das könnte auch deine Arbeitsrealität sein 

Meine Karriere bei world4you hat als Teilzeit-Texter in der Abschlussphase meines Studiums gestartet. Seitdem durfte ich mich in einige Richtungen weiterentwickeln. Mir gefällt dabei besonders, dass man sich in kleinen Teams verwirklichen kann und dabei immer im direkten, freundlichen Austausch mit den jeweiligen Expertinnen und Experten steht. Bei world4you mögen wir den Zugang, dass alle mit allen reden können, dürfen und sollen.

Hört sich gut an? Vielleicht haben wir eine Stelle für dich. Wir sind immer auf der Suche nach klugen, fähigen und sympathischen Menschen, die das auch so sehen. Bist du auf Jobsuche oder hast du Lust auf einen Tapetenwechsel? Dann wirf einen Blick auf unsere Jobausschreibungen!

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