Interview mit einer HR-Assistentin

Wie bist du zu world4you gekommen?

Lisa: Ziemlich klassisch. Ich hab einfach online nachgeschaut. Um den Job bei world4you zu finden, hab ich mir wirklich Zeit gelassen. Ich hab nach etwas gesucht, bei dem ich meine Eigenschaften sehe, meine Stärken, meine Kenntnisse und vielleicht auch etwas, was ich noch nicht gemacht habe. Zum Schluss habe ich zwei Jobs gehabt, zwischen denen ich mich entscheiden musste. Ich hab mich schließlich für world4you entschieden, weil es Gleitzeit, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit für Home-Office gab. Außerdem, weil ich ein Mal pro Woche nach Wien fahren darf beziehungsweise soll.

Welche deiner Eigenschaften bringen dir am meisten in deinem Job?

Lisa: Ich glaube, mein Organisationstalent. Das habe ich auch schon öfters gehört. Die Tatsache, dass ich ganz viele Sachen parallel machen kann und dennoch den Überblick darüber bewahre. Außerdem, dass ich Dinge bereits grob bis zum Schluss durchdenke, sodass ich weiß, wohin der Weg geht. Dass ich diese Eigenschaften mitbringe, macht mir meinen Job sehr viel angenehmer. Manchmal muss ich meine Aufgaben mehrmals täglich neu priorisieren. Neue Aufgaben können minütlich über Outlook, Mattermost oder übers Telefon hereinkommen. Ich glaube daher, dass die wichtigste Eigenschaft die Organisationsfähigkeit ist. Aber sicher auch die Freude am Sachen machen, die man zuvor noch nie gemacht hat. Die auch vielleicht nicht wirklich in einen bestehenden Aufgabenbereich passen, die aber doch irgendwie gut zu meinem Aufgabenprofil passen. Und wenns mal nicht in mein Aufgabenprofil reinpasst, bin ich mir dafür auch nicht zu schade.

Gehen wir nochmal zu deinem Anfang bei world4you. Was hast du da besonders in Erinnerung?

Lisa: Die erste Zeit war auf jeden Fall sehr intensiv. Ich habe mich bei jeder Aufgabe, die aufgeploppt ist, selbst strukturieren gelernt und mich auch irgendwie in der Rolle finden müssen. Ein Teilbereich des Jobs ist die Terminkoordination der Geschäftsführung. Ich kann Termine anlegen, ablehnen, ausschicken, anpassen, bearbeiten und ich hab damit auch die Verantwortung, dass der Terminkalender realistisch umsetzbar ist. Das war etwas, was ich zuvor noch nicht gemacht hatte. Man hat sich anfangs einfach mal durch die Funktionen durchgeklickt und irgendwann fand ich mich zurecht.

Durch meine Schnittstellenfunktion arbeite ich in vielen Bereichen mit. Mein Job besteht grob aus Terminkoordination, Reiseplanung und Assistenz der Geschäftsführung. Weiters habe ich den Officemanagement-Teil für beide Standorte, die Eventkoordination, und bin auch die Assistenz der HR-Leitung, in der ich in Projekte involviert bin und beim Recruiting und Bewerbermanagement unterstütze.

Dann hat man dir sicher den Spielraum gegeben, dass besonders am Anfang nicht alles zu 100 % perfekt sein muss, oder?

Lisa: Ja genau, ist auch bis heute kein Problem. Es gibt natürlich immer wieder Sachen, die untergehen, weil es so eine 1000-Sacher-Sache ist. Ich habe auch länger gebraucht, bis ich das richtige System, wie ich meine Aufgaben überblicke und sortiere, gefunden habe. Mein Terminkalender ist neben vereinzelten Meetings voll mit Aufgaben oder Remindern, sodass nichts untergeht.

Du hast ja schon etwas über deinen Alltag erzählt. Ich hätte gern noch mehr Einblicke. Wie schaut so dein typischer Arbeitsalltag aus?

Lisa: Manchmal habe ich einen Plan für meinen Tag und dann kommt es aber doch ganz anders, aber das geht sicher nicht nur mir so. Wenn ich in der Früh den Laptop anmache, dann starte ich mal Outlook und im Browser mache ich mindestens Confluence, Jira, Google Drive und unser Bewerbungsmanagement sofort auf. Das sind meine Tabs, die immer offen sind. Dann schaue ich, wie viele E-Mails hereingekommen sind, schau zuerst, ob etwas ganz Dringendes dabei ist oder ob es reicht, wenn ich mir die E-Mails einfach im Laufe des Vormittags durchschaue. Ich schaue mir dann auch an, welche Dokumente ich im Google Drive als letztes offen hatte, weil meistens sind das auch die Dokumente, an denen ich weiterarbeiten möchte.

Wenn ich im Büro bin, geht der zweite Blick oft direkt in die Küche. Hier schaue ich gerne mal, dass alles passt. Fülle das Frühstücksmüsli auf, check Obst und Milch oder räume den Geschirrspüler aus. Und so starte ich oft in meinen Tag. Mir ist es wichtig, dass man sich im Büro wohlfühlt und es den Kollegen an nichts fehlt.

Was fordert dich am meisten heraus? Was fällt dir am schwierigsten?

Lisa: Das ist eine gute Frage. Das Schwierigste ist, glaube ich, in stressigen Zeiten, in denen ganz viel zusammenkommt, Gelassenheit zu bewahren. Dann ist es einfach mal so, dass nicht jeden Tag alle Aufgaben abgeschlossen werden können. Dann ziehe ich die teilweise eine längere Zeit lang mit. Und da ist es am schwierigsten für mich, dass ich gelassen bleibe und der Frust nicht zu stark aufkommt. Ab und zu dauern Aufgaben dann einfach etwas länger als geplant.

Was fällt dir im Gegenzug leicht und macht dir Spaß?

Lisa: Ich mag besonders gerne an meinem Job, dass meine Ideen fast immer irgendwo einen Nährboden und ein offenes Ohr finden, sodass man die Idee in einer gewissen Ausprägung oder Variante umsetzen kann.

Eine letzte Frage habe ich noch: Womit verbringst du gerne deine Freizeit?

Lisa: Ich liebe es, direkt an der Donau zu wohnen. Ich lese und gehe gerne spazieren. Sport mache ich generell gerne, ich gehe joggen und mache Yoga. Zudem verbringe ich gerne Zeit bei meinen Großeltern in den Bergen.